リアルタイムの共有と同期で
プロジェクトの進行を円滑に！ セキュリティ面でも安心の情報共有。

藤川）私たちは建築の設計事務所でありながら建築物や、コンクリート構造物の調査を多く行っています。またそれらに関わる改修設計や、新築の設計、工事監理も行っています。そういった調査や設計、工事監理などの段階を通じて建築や構造物の維持管理、新築や改修等の工事を行っていくための対応をコンサルタントの立場で実行していくこと、それが一番大きな業務です。現場で調査をして、その調査結果を自分たちでまとめて、場合によっては設計にそのままつなげます。その設計に基づいて工事が始まり、工事監理まで繋がっていきます。調査・設計・監理という3つのフェーズを一貫して対応できる、ということが私たちの会社の強みであり、特長です。
調査の場合、多くは既存の建築物であり、改修や点検時期を迎えつつある、もしくは迎えている建物の劣化状況や現況を調査します。どの部位ががどのように劣化しているか、改修をすべきかなどの調査結果に基づいて改修設計、改修工事につなげることが多いです。もう一つは、コンクリート系の構造物の調査です。建築物ではない土木系の構造物も、コンクリート構造物という意味で本質的な類似性がありますので、そういった対象施設の調査もしています。

藤川）私たちの業務上、紙を使う量が膨大だったので、紙の使用量を減らしたいと思っていました。紙媒体だと業務の共有がしづらく、修正や更新の度に書類が増えていきます。在宅勤務のスタッフも在籍しており、同じ情報をリアルタイムに共有したいことから、iPadで効率化を図るべきだろうと考えて、導入したという経緯があります。

篠原）現場の視点でもiPadは誰でも簡単に使えるとわかっていたので導入には賛成でした。

藤川）手書きノートアプリはいくつか試行的に使っていました。一番やりたかったことは共有と素早い同期です。そしてクラウドに保存していくのでセキュリティがしっかりしていることが大事だと考えていました。共有と同期という観点では、多くのソフトがありますが、同期の速さなどの実用性に加えて実務で有効に使える、かつ高いセキュリティが確保出来るという観点でも考えたときにBuddyBoardなら全て解決できたことが導入の理由として一番大きかったです。
例えばかつて使っていた海外製の手書きノートアプリは、開発元が良く分からないことがありましたし、日本語の問い合わせサポートがない、または悪いなどの課題もありました。またアプリケーションによっては、アップロードしたユーザーコンテンツの権利を開発元に付与します。というような主旨の文言が利用規約に書いてあることがあり、怖いなと感じたことがあります。

またアプリケーションの開発元がきちんと見える(分かっている)ということも良いと思います。
こういったアプリは開発元の方と直接のやり取りができる事はあまりないです。そういった意味では今回BuddyBoardを導入する上で、導入前のトライアル期間から、担当者さんと電話やメール・Web会議でやり取りしながら、何度も話しているので、非常にサポート体制がいいなと思っています。アプリの操作に対する質問などがあっても、即ダイレクトに連絡ができるというところも大きなメリットです。

機能面では、BuddyBoardに社内業務スケジュールを表にして作って、朝礼の時にみんな手書きでスケジュールに直接書き込んで日々の記録を取っています。このような作業はキーボードよりも手書き入力の方が手っ取り早かったりします。それぞれの案件に対して今どういう進捗で、いつまでに何をやるか、という情報を手書きで書きながら共有しています。朝礼には在宅勤務のスタッフもWebで参加しており、リアルタイムの情報が遠隔でも共有しやすいです。以前は紙の資料をWebカメラで投影しながらWeb会議ツールで画面共有して書いていた事もありましたが、今はその煩わしさはなくなりました。また、調査、設計、監理という大きな3つの業務種別に対して、BuddyBoardで共有のフォルダを作って、資料や図面など、あらゆるものを共有しています。それぞれの業務における最新の資料をBuddyBoardで共有しておく、そうすることで紙での共有の手間はなくなりました。以前は資料を受領、または作成したらまずは印刷をしていました。それらをチェックするために印刷した書類の束をクリップに留めて、回覧板みたいにみんな持ち回りで書込でのチェックをしていたことが一切なくなったので、今では紙の印刷量がかつての半分以下に減っていると思います。

篠原）他のアプリと比べて、線種や線幅の選択がしやすい点はかなり便利と思います。ちょっとしたことですが、他のノートアプリを使用していた時に面倒な点だったので、BuddyBoardにより操作の手間が省けたっていう点は良かったです。

藤川）画面にグリッドが表示出来ますよね。あれは非常に役立っています。図面の縮尺を確認しながらグリッドを微調整して必要なスケール感を画面上で担保する。iPadのようなタブレットでインポートした図面は拡大が出来るので非常に便利な反面、画面上でスケール感が分かりにくくなりやすくなります。表示された画面にグリッドが入れることができ、表示図面の自動縮尺計算機能や測定機能も使うと、実際と画面上の表示との感覚的なズレも補正しながら確認や入力が出来ます。グリッド表示により画面の拡大をしてもスケール感の調整や補正がしやすいというのは非常にいいと思います。

その他として現場で調査をするときにとても重要なのが同期機能です。大きな現場など、複数の場所で同時に複数のスタッフが調査をしていきますが、他のスタッフは今どこで、どのぐらい進んだか、ということがBuddyBoardでは把握することが出来ます。現場に限らずですが、作業の進捗具合をBuddyBoardでリアルタイムに共有できるのは共同作業をおこなう上でとても便利で効率化につながります。以前は紙の図面をスタッフ間で交換したり現場で図面を切って分担の作業をしたり、などの調整がありましたが、今はBuddyBoardで同じデータを見ながら、担当者ごとに記入レイヤーを分けることも出来ます。情報や記入が重複したりしても必要な内容を事後に整理することも容易です。補足すると、現場で共有図面に写真を挿入して「○○がこうなっているけどどう判断しましょうか？」、みたいなやり取りを会社にいるスタッフと、現場にいるスタッフが「では○○の判断はこうしておこう」、というようなやり取りを遠隔対応できる点も便利です。

あとこれは、裏技のような使い方になりますが、お客様先での打ち合わせの時に、会社にいるスタッフがBuddyBoardで打合せの資料を同時に見ておき、お客様先に伺っているスタッフが「ちょっとあの資料入れて！」と手書きで書くと、それを見ている事務所のスタッフがパッとその資料をデータに挿入してくれる。それを目の前のお客様に「これです」と画面でお見せする。というような遠隔の打ち合わせサポートは何度かあります。打ち合わせしながら裏で会話しているみたいな使い方です（笑）。会社にいるスタッフも、重要な方針打合せや大きな予算措置が必要な案件など、気になる打合せには参加せずともBuddyBoardの画面越しに資料を見ている事でリアルタイムに打合せの経過が把握出来たりします。

藤川）環境さえ揃えばどんな場面でもBuddyBoardは使えます。発注者と受注者もBuddyBoardでうまく共有すれば書類を印刷して閲覧する必要はありません。例えば会議や打合せでもまだホッチキスで止めた書類が配布される場面がありますが、それらをBuddyBoardで共有すればペーパーレスすることができるはずです。配布される書類は、閲覧するその時はいいのですが、その後、扱いをどうしようと困ることがあります。とりあえずファイリングしたり、スキャンしてデジタル化したりすることになりますが、本当はそういったものをもっと効率化したいなと思います。BuddyBoardに事前に資料がアップロードされて通知されたら、みんながタブレットでやり取りしたり、共有もできますし、webブラウザでも使えるのでBuddyBoardは誰でも使えるツールだと思います。

篠原）工事監理の際に工務店の方と工事書類を共有したいです。工事書類をお互いにリアルタイムでチェックできる体制が整うとかなり便利だと思います。様々な現場での状況確認や判断を様子場面において、BuddyBoardを使ったタイムリーな状況共有で解決できれば工事における保留や指示待ちを減らすことが出来、スムーズに工事に進められる可能性があります。現場の写真を撮ってiPhoneのBuddyBoardでメモを添えて共有するだけでも時間や労務の効率化につながると思う場面があります。

藤川）あと、昨今データのセキュリティ対策は我々のような小さな会社も例外ではなく、ランサムウェアやネット上で出回るウイルスなどがきっかけでトラブルが生じる可能性もあります。守秘義務への対応どんな会社も共通の課題と思いますし、我々は公共案件の仕事を多く受注させていただいているので、情報を不意に漏洩させるわけにはいかない、という意味でもデータの保管に対してもしっかりと取組がされているBuddyBoardは安心出来るアプリケーションだと考えています。

藤川）リアルタイムの情報共有という価値や成果を定量化するのはなかなか難しいですが、同期・共有はかなり身軽になりました。BuddyBoardの通知機能はかなり有効で、社内であれば近くにいるスタッフに「○○の件、通知出して」とか、「この資料を今確認できますか？」というような時にデータの場所を探すよりも通知を出してもらうと即、確認が出来ます。あとは在宅勤務のスタッフとの通知を併用した共有がリアルタイムに出来るのでその点も以前よりも楽になりました。効率化の具合を何割と客観化するのは難しいですが、感覚的には3割ぐらいは負担が楽になったと思います。これをBuddyBoardなしで業務すると言われたら今では考えられないですよ！もう普段スマホ持っているみたいな感覚で、仕事中はとりあえずPCのWebブラウザかiPadのアプリでBuddyBoardを開いている感じになっています。BuddyBoardの本当に良いのは共有と同期です。もうそれに尽きると思っています。BuddyBoardの同期は本当にリアルタイム同期です。遅れて同期されるのではなくてその時に同期されるのは抜群にいいと思います。

藤川）各論で言ったらいろいろありますけど、一番期待することは永続的であることです。やはり国産のアプリケーションとしての安定感と信用性を確固たるものにしたアプリとして長く続いてほしいと思います。しかも国産だから問い合わせ窓口もはっきりしているというのは、付加価値だと思います。安定感と信頼性はやはり基軸としてとても大事です。ただ便利なだけでしたら他にもいろいろなアプリがあります。

篠原）BuddyBoardの開発元担当者さんにユーザーとしての我々の要望や質問を伝えやすい事はとてもありがたいことです。今後もユーザーが希望する機能や便利に活用できる機能がバージョンアップで、少しずつ付加され、使い勝手が更に向上していくと嬉しいです。もっと使い勝手は良くできると個人的には思いますので、継続的な機能向上を引き続きお願いしたいと思っています。