50名のスタッフで
カタログ制作の校正作業。 BuddyBoard導入後、

紙の出力はほぼゼロに。
（90%以上削減）

李さん）自社のカタログでブラザーさんのプリンターを取り扱っていることもあり、ブラザーさんの新製品展示会（Brother World Japan）に招待いただいた際、新規事業のコーナーへ足を運んだのですが、それがBuddyBoardのブースでした。その当時社内ではiPad専用の有名なノートアプリを使っていて、そのアプリのノート共有機能を使って関係者と校正作業をしていたのですが、結構エラーが起きることがありまして、ちょうどメディア制作部の中で「このアプリを使い続けるのはリスクがある」という話をしていたんです。他のアプリへの切り替えを検討しようかという話をしていたタイミングでBuddyBoardを見て、これなら今使用しているアプリの課題も解決できると思って、メディア制作部の梶さんに興味があればということで紹介をしたのがきっかけです。

中さん）紙と同じような感覚で記入できるというのが一番の決め手ですね。あと、カタログ制作を管轄するメディア制作部の立場からすると、データというのは何よりも失っちゃいけない。また、データが以前のものに戻ってしまうこともいけない。データがなくなってしまうと、今までみんなが積み上げてきたことがなくなってしまう。データの取り扱いに一番神経を使ってやっているので、その辺りのサポート体制やデータのバックアップといったところが本当に重要で、これまでのアプリではその辺りをあまりハンドリングできなかったので苦労していました。

梶さん）まず大きいのは、やっぱり直接話せるベンダーさんだということですね。以前のアプリは海外のベンダーさんなので、何かコミュニケーションを取ろうとしても、英語でメールをして、何週間か経って返事が来るか来ないかといった感じで…。しかも、やっと回答が返ってきても内容が欲しかった回答とズレていて「そういうことじゃないんだよな…」みたいな（笑）
一方でBuddyBoardは国内のブラザーさんということで、ご担当者と直接お話しできるので、こちらの課題を伝えて、ディスカッションをしていくなかでBuddyBoardが使いやすくなっていくところを実感でき、期待感も高まりました。そのことが決め手として大きかったですね。

李さん）元々紙に書いていたので、みんな馴染みのある手書きで校正したいということもあるし、「この部分をこのあたりにこうしたい」とか、文章化するとわかりにくい指示内容もあるから、今まで通り制作会社さんとやり取りしやすい手書きでやっています。

梶さん）まさにその通りで、自分の意思を伝える時に一番早くて明確にできるのが手書きでした。PCで矢印を書いて、文字も入れて…となると、結果的にそっちの方が時間もかかるし、間違った意味で伝わってしまうみたいな場合もあったりするんです。そうなるとやっぱり手書きが一番だねっていう結論になる感じですね。

中さん）さっき李さんが言ったのもそうなんですけれども、「この指示は『四角を入れる』ということですか？それとも『囲む』ということですか？」のように、PCで文章を書いたり、図形を描いたりすると伝わりづらいことが出てきますよね。あと制作会社側はどうしても出力紙と実際のPC画面を見比べて作業をされるので、やっぱり１枚の紙面上に全て校正指示が載っているっていう事は制作会社側にとってわかりやすいですし、我々も指示の意図をきちんと伝えられるという意味では、きちっと四角なのか丸なのか、位置はここなのかということを正確に指示できるので、PCで文字をタイピングしたり図形を描いたりするより、やっぱり手書きが一番かなと感じています。

梶さん）もし何かあっても自動でバックアップを取られているという安心感が生まれました。これまではアナログな方法でバックアップを取っていたのですが、その手間もなくなるというメリットも非常に大きいです。また導入に際して、これまで横向きでしか使用できなかったBuddyBoardを縦向きにも使用できる仕様にしていただいたことで、以前使用していたiPad専用ノートアプリと同じように校正作業ができるので非常に使い勝手が良いです。
 またBuddyBoardによってiPad・PCのデジタルで作業がほぼ完結できるので、私は紙の出力が90%以上無くなりました。以前は紙で作業を進めていたのですが、校正する関連部署が多いとその分出力部数も多く、一番多い時は1ページあたり9部ぐらい出力していました。それが1300ページのカタログ10冊となるともう…校正作業で出力する部数が大変なことになるんです。さらに校正を3～4回は回しますので、とんでもないボリュームで、足元から机の上まで紙だらけでした。しかも、万が一ミスが発覚した際に原因を遡るために、発刊後もしばらく残しておく必要があるんです。これが全てデジタルで管理できることで、印刷コストも大幅に削減でき、保管用スペースや校正紙を溶解処理する費用も不要になり、コスト削減効果がとても大きかったです。

中さん）印刷コストの削減は相当なインパクトがありましたね。加えて印刷にかかる時間、印刷物の輸送コストも無くなったので、大幅に作業効率が上がりました。

中さん）最初は関連部署から代表者を何名か出してもらい、テスト期間を設けてトライアルで試用してもらいました。予め現ツールとの比較をする期間を設けたことで、割とスムーズに移行できたのではないかなと思います。使っていく中で「こういう機能があったらいいな」とか、「こういうことってできたんだっけ？」という個別の質問や問い合わせをメディア制作部で受け、その内容を梶から逐一担当営業さんに相談させて頂きまして、その都度使い方を教えて頂いたりなど、本当に手厚いサポートをしていただきました。ブラザーさんという安心できる企業様に対応いただき、私たちのメンタル面でも非常にありがたいです。関連部署の方も、何かあったらメディア制作部に問い合わせれば、何かしらの対応をしてくれるんじゃないかという気持ちを持ってくれたでしょうし、トライアルを踏んだことで導入までの流れをつくることができたのかなと思っています。

李さん）機能的にはもともと使っていたアプリと遜色なく、ただ使い方が今まで慣れていたものとまた少し変わるので、機能を使うための練習を少しやりましたけど、これまで使っていた海外ベンダーのアプリと違い、日本人にとってわかりやすいアプリになっていたので、使いやすいという感覚がありました。

李さん）以前使っていたアプリはiPad専用のアプリだったので、WindowsのPCと連携して何か使うということが出来なかったんですけど、私の場合はエクセルで作ったデータを紙面に反映していくということも結構あるので、それを直接PCからコピペできたりするのが便利だなと思っています。iPadで情報を検索してそれをコピーして貼り付けたりする作業は時間がかかるし、またいろんな画面を同時に立ち上げるのも難しいですよね。後はそのPCで作ったデータをiPadに取りこむというのも手順的に結構時間がかかったりするので、PCからBuddyBoardのポータルサイトにアクセスしてデータを直接入れられるのがすごく便利です。梶さんはどうですか？

梶さん）僕は毎日カタログ校正業務をしているわけではないのですが、全体のデータのとりまとめを行う際に最初の校正データを受け取って、BuddyBoardのポータルにインポートしてメンバーへ案内する、といったこともやっています。PCからもデータを取り込めるという点が、使い勝手が良いですね。一方で、校正業務の時はiPadで見て書くほうが早いので、今はPCとiPadのそれぞれの利点を生かして使っている感じです。

李さん）カタログ校正時に前回出した原稿と新しい原稿の比較しながら作業をしますが、前回記載した変更箇所が視覚的にわかるような機能があると、作業がより効率的になるかなと思いました。あと、1つの原稿に複数の人が編集をする場合がありますが、現状ではページごとに編集者が表示されて、どの人がどのコメントを入れたか確認できますが、原稿のページ数も多いので、編集者を絞って入れた赤字のページのみ確認できる機能があるといいなと思いました。

梶さん）僕はBuddyBoardにコミュニケーションツールとしても使える面があるといいなと思っています。僕からBuddyBordの通知機能を使って「確認お願いします」と関係者に発信をする時も、投げっぱなしになってしまうんです。「ＯＫ！」とか「見ました！」みたいにカジュアルにレスを返す手段が今BuddyBoard上にはないんですよね。「見ましたかー？」って30〜40人の関係者の席に回っていくのもちょっと違うと思いますし。メールやチャットといった別手段でやるのも何か違うので、「見ましたよ！」とスタンプ感覚でパッと返せるような、ちょっとしたコミュニケーションのキャッチボールをBuddyBoard内で完結できると、より使い勝手が上がるんじゃないかと思います。ぜひご検討いただきたいです。

中さん）これも既にある機能の話になってしまいますが、最近のノートPCってタブレットのようにタッチパネルになっていてペン操作もできるじゃないですか。そのようなノートPCであれば、今のBuddyBoardはポータルを使って手書きの書込みができるんですよね。というのも、基本的に打ち合わせにはPCとiPad両方を持っていくんですけれども、PCで資料投影したりする機会が多くて、そういう場合にパッとそこに書き込むことができるなと思っていまして。メモを持たなくて良くなりますし、しかもそれを投影しながらだったら、みんなの意見をその場で軽くまとめたり共有できたりしますよね。今後はそのような使い方もあるかなと思っています。

梶さん）そういった利用シーンが増えてくると、iPadがなくても、基本的にPCを持っている人は沢山いるので、使える人の裾野が広がっていきますよね。

中さん）そう思います。アプリを導入すること自体は割合しやすいと思っているんですけども、iPadを必要な分だけ準備するというのはコストや容量、バージョン管理の関係があり、簡単ではないんですよね。BuddyBoardのPC版ポータルの機能がさらに拡充すれば、ユーザーの裾野が広がり、さらに手軽にBuddyBoardの活用ができるので、今後もっと作業効率は改善できると思います。そういう意味では、ポータルの機能拡充に期待しています。