作業時間43%削減！ 意思決定の迅速化と生産性向上を実現

宮地）
我々の仕事は県内企業の支援、産業支援、産業振興を行い、県民の皆様の生活を下支えすることです。具体的には大きく二つあり、一つは地元の中小・小規模企業の皆様へのご支援です。最近は賃金が上昇したり物価が高騰したりと厳しい経営環境にある企業様が多いので、色々とご支援をしています。もう一つは企業誘致です。これは長崎県に限らず地方はどこも同じですが、人口減少が進みマーケットが縮んでいるので、外需、つまり県外や海外の需要を取り込まないと産業が持続できないという課題があります。そこで産業労働部では企業誘致、例えば工場やIT拠点を誘致して仕事を作っていただき、そこで働く人たちをマッチングしています。産業労働部の人員規模は全体で230名を超え、長崎市に所在する本庁舎だけでなく、県内企業の技術開発等の支援を行う工業技術センター、陶磁器産業の支援を行う窯業技術センター、職業訓練を行う高等技術専門校など、様々な場所で働いています。

宮地）
産業労働部には六課一室あり、各課には担当課長がいますので、課長や課の中の班単位で仕事を進めています。仕事によって色々な課の方とコミュニケーションを取りながら、全体を私がマネジメントしています。産業労働部の仕事は県内外を問わず企業様のご支援です。我々が県庁の中で書類だけ眺めていれば済むという仕事ではなく、県内企業様の状態や世の中の経済をなるべく正確に把握して政策を立案していく必要があるため、県庁の中に閉じこもっていては仕事にならないという特徴があります。その一方で地方行政には県議会があり、年に4回の定例会、決算を含めると5回対応する必要があります。これは地方行政の根幹なので、県議会で色々とご説明し、予算等々をご承認いただくのですが、一年のうち半分はその対応のため県庁に物理的にいなければいけません。県庁にいなければいけない時間が長い一方で、ニーズにあった事業を構築するためには現場で企業様の状況を把握しないといけない、というジレンマが課題です。

宮地）
そのジレンマ解決の一助になるものがこのBuddyBoardです。特に産業労働部の責任者である私の意思決定の効率を上げることに非常に役立っています。行政も企業様と同様に情報セキュリティが厳しく、セキュリティ部局のチェックを受けていただきましたが、BuddyBoardはセキュリティ上の問題はないということで利用することができました。

私は意思決定する人間が机の上にいて書類だけ見ていては判断を誤ると思っていますので、県内外の企業様にお伺いすることが多いです。その際に、県議会で知事や私が答弁する内容や議会以外の様々な書類を、例えば移動時間などの隙間時間に、県庁の机にいる時と同じようなスピード感で確認、チェックする、という使い方をしています。実感として、意思決定される方にこのシステムを導入すると非常に効果的じゃないかと思いますね。産業労働部全体では230人を超える職員の皆さんがいますので、私の意思決定が遅れれば皆さんお困りになりますが、逆にスピード感を持って意思決定ができれば手戻りするような作業も防げます。私のキャラクターにもよるかもしれませんが、気楽に相談しやすいような雰囲気を作っていく、という意味でもとても大きいと思っていまして、BuddyBoardを導入して非常に良かったと感じています。

BuddyBoardを実際に触ってみて、2、3分で「これは良い！」と思って導入を検討したのですが、実際に使ってみても感覚通りでした。その良さをお伝えするのに私の勢いだけでは不十分だと思いましたので、ちょっと数字で良さをお伝えしますね。答弁書を一本作成するには、色々なご質問もあり意思決定もあるので結構時間がかかるのですが、BuddyBoardを使っていない去年と今年で比較すると、今年の時間は43%も減っていました！行政はよく民間の企業様に生産性をあげてくださいと言うのですが、我々の生産性はこのBuddyBoardによって支えられていると言っても過言ではないですね。

前田）
やはりスピード感ですね。BuddyBoardを導入したことによって、資料作成のスピードが格段に上がりました。特に県議会前は時間との勝負なので、BuddyBoardのおかげで非常に助かっています。私は県議会対応を担当していまして、県議会に資料を出す時は私が各課から取りまとめ、最終的に部長に確認していただいてから提出しています。部長は、県議会中は本庁にいる必要があるため、県議会が始まる前の隙間の時間で企業訪問等に行かれることが多いです。ただ県議会に提出する資料は県議会中ではなく、県議会が始まる前に提出する必要があるため、私としては出張中でも部長に資料を確認してもらいたいという状況です。
以前は紙で渡して出張中に見ていただいていましたが、iPadとBuddyBoardを導入したことによって、いつでも「この資料の確認をお願いします」と依頼することができるようになりました。部長からはすぐに、手書きで「ここをもっと詳しく」というような明確な指示をいただけるので、私も業務の効率化ができています。

宮地）
紙資料は情報の取り扱い上も良くないですよね。その観点でも、BuddyBoardのようなシステムじゃないと、こういった効率的な働き方はできないです。紙だとどうしても一対一のやりとりになり、紙をもらう側がまた一手間加えて共有するだけの作業にコピーが必要になって生産性が低いのですが、BuddyBoardは同時に共有できるので、そういった作業がBuddyBoardを使うことによってどんどん効率的になりますね。

あと、やはり時間が有効に使えるので、一つの案件を考える時間も取れていると思います。全体として資料作成の期間が短縮されていても答弁としてのクオリティーを担保しながら進めることができています。また我々の利用方法とは違う視点ですが、他にも活用できる部分がありそうです。行政は色々なレポートなど紙がまだまだ大量に残っていまして、例えば県議会の皆様方にお配りするような部署も長崎県庁にはあります。そういった紙をたくさん印刷してお配りするようなところをまず効率化するということで、システムの導入を検討する動きもありますが、BuddyBoardはさらに効率化に寄与できるシステムではないかと感じています。

実は私は結構アナログ派で、デジタルは恥ずかしながら疎いのですが、そのアナログの私でもストレスなく使いこなせているのも一つの特徴かなと思いますね。やはりアナログの人間からすると、デジタルの機器は非常に有効だと思ってはいるものの、なかなかハードルがありますが、BuddyBoardは非常にフレンドリーなシステムになっているなと思いますね。

佐藤）
情報共有が容易ですよね。BuddyBoardを使えば、複数の課でリアルタイムに情報を共有できるので、資料作成が非常にスムーズに進みます。離れた場所にいても、実際に一緒に打ち合わせしているような指示をもらえていると感じています。具体的には、文章では分かりにくい指示、例えばあるスライドで特定の文字の大きさや配置を変更してほしいといった指示が来た際に、もっと大きくインパクトがあるようにといった指示が来ます。それを受け取った我々としては、どうしようかなと考えるのですが、このBuddyBoardを導入したことで、「ここの文字をこの位置にこれぐらいの大きさで」という、部長が感じた直感的なイメージをそのまま伝えてもらうことができるようになりました。そこはやはり非常に作業のスピードが早まり、効率アップしたと感じています。
以前は紙を提出し、その後に部長とテキストメッセージで修正指示のやり取りをしていました。何ページのここを変えました、とやっていたのですが、なかなか資料FIXまで至らず、結構大変でしたね（笑）

岡野）
もう本当に直感で「ここをこうすればいい」と分かるので、指示を受け取る我々もとても楽になりましたね。私は講演資料や、部長が外でお話しされる時の資料を作成しています。県議会の資料はWordが多いのですが、講演資料などはPowerPointが多いので、よりビジュアルが大事になってきます。テキストメッセージの修正指示だと大変ですよね。BuddyBoardでは手書きで矢印やイメージを書いてもらえるのですごくやりやすいです。

佐藤）
資料のインパクトやポイントに拘りがある時には、修正指示のやり取りは多い時には10回ほどありますよね。

宮地）
私は3回くらいかなと思っていました(笑)

佐藤）
講演資料は、産業労働部として一つの資料にするため、やはり複数の課で一つの資料を作り上げることが多いです。そのため、部長からの指示をリアルタイムで同時に複数課に共有できるのは非常にありがたいですね。年間で10回以上講演をしていて、県議会のために講演できない月もありますので、毎月BuddyBoardを利用しています。

岡野）
より多くの皆様に産業労働部で何をやっているのかとか、どういったところに力を入れるのか、という部分を理解していただき、ファンを作っていく取り組みが非常に大事ですので、非常に重要な活動です。

宮地）
以前だと講演では紙を持っていたわけですね。今はBuddyBoardにデータを入れてタブレットを手元に置いてご説明しています。こちらの方がかっこいいですよね（笑）

前田）
パソコンからPDFファイルをアップロードしていますが、WordやExcel、PowerPointの資料をそのままアップロードできると、アップロードの手間やデータ形式を変換する手間が省けそうです。資料の数も多いので、そのような機能ができると有難いです。

あとは、アップロードしたら「ご確認ください」という定型的なフレーズがあるので、そのまま通知をするのですが、簡易的に既読機能があるといいですね。例えば、いいね機能とかスタンプ機能です。担当としては資料をアップロードしたけど、部長が見てくれているのかを知りたいですよね。

佐藤）
私は元々民間の造船系の会社で仕事をしていました。このBuddyBoardは資料チェックだけではなく、図面などを扱う仕事にも非常に役立つのではないかと思いました。WordやPowerpointだけでなく、図面やCADデータなどの形式を扱えれば、もっと活躍の場が広がりそうだなと感じました。

宮地）
自治体での広がりに期待したいですね。意思決定をされる方には特に効果的だなという印象がありますので、まずは試してみてほしいですね。