PDF共有でよく利用される5つの方法とその問題点

まず、PDFファイルの共有でよく利用される方法について、問題点を確認していきましょう。

1 メールに添付して送信する
PDFファイルをメールに添付して送信する方法は、容易に送信できる半面、以下のような問題をはらみます。
・ファイルサイズの制限：多くのメールサービスは、添付ファイルのサイズに制限を設けています。画像や図面データなどが入った大容量のPDFファイルは、送信が難しい場合があります
・誤送信のリスク：送信先を間違えるなどのヒューマンエラーで、情報が漏洩してしまう危険性があります
・転送のリスク：メールを第三者に転送されてしまうリスクがあります

2 クラウドストレージを介して共有する
グループウェアなど、クラウド上のストレージを利用してファイルを共有する場合には、次のようなリスクがあります。
・セキュリティに関する懸念：共有URLを発行する方法は、そのURLを知っていれば誰でもアクセスしてファイルをダウンロードできてしまいます

3 メッセージングアプリで送信する
手軽なメッセージアプリを使って、PDFを共有することもあるでしょう。ファイル共有も簡単にできるメッセージングアプリですが、ビジネス利用では以下のような問題点を考慮して慎重になるべきです。
・ファイルサイズの制限：多くのメッセージングアプリには、ファイルのサイズ制限があります。メール添付同様、画像や図面データなどを含む大容量ファイルは、送信できない場合があります
・セキュリティに関する懸念：メッセージのやりとりが暗号化されていないアプリの場合、セキュリティのリスクがあります
・転送リスク：メッセージを第三者に転送されてしまうリスクがあります

4 無料の大容量ファイル転送サービスを利用する
大容量ファイルを無料で転送できるサービスは、メール添付でエラーが出たときなどに便利な方法ですが、以下のような問題点があることを理解しておきましょう。
・セキュリティに関する懸念：ダウンロードURLやパスワードを知っていれば、誰でもアクセスできてしまうというリスクがあります
・アクセス権は一時的：多くのファイル転送サービスは、リンク（ダウンロードURL）が一定期間後に期限切れになります。長期的なアクセスを想定する転送には適しません
・ファイルサイズやファイル数の制限：多くのファイル転送サービスには、ファイルのサイズ制限や転送できるファイル数の制限があります

5 PDF管理専用ツールを利用する
PDF共有や共同編集に特化した専用ツールなら、セキュリティが担保され安心して使えます。しかし一方で、専用ツールは機能が充実しているために、以下のようなデメリットも存在します
・ユーザビリティ：高機能なツールの場合、ITリテラシーが低いユーザーにとっては、使い勝手が悪いと感じる場合があります
・コスト：高機能なツールの場合、多人数のチームで使用すると、コスト面で大きな負担がかかる場合があります

PDF共有が安全で、さらにPDFファイルをチームで共同編集できるお勧めのツールとは

PDF共有を安全に行い、さらに共有だけではなく、PDFファイルをチームで共同編集できる、お勧めのツールがあります。それが「BuddyBoard（バディボード）」です。

「BuddyBoard」は、チームで使える手書きノートアプリです。紙に手書きするアナログの使い勝手と、デジタルならではの利便性を併せ持ち、複数人が同時に同じファイルに書き込める点が、大きな特長です。「BuddyBoard」は、法人利用を前提としたセキュリティを担保しているため、PDF共有や共同編集を安全に行えます。具体的な操作方法を通じて、特長を解説していきましょう。

（1）PDFファイル共有の方法
「BuddyBoard」は、あらかじめ管理者が登録したユーザーのみが、PDFファイルを共有できる仕組みです。そのため、特に機密性の高い業務でのPDF共有に適しています。登録手順を、具体的にご紹介します。

手順①：ユーザー登録
管理者が、チームメンバーのユーザー登録を行います。

手順②：アクセス権限の付与
フォルダなどを作成する際、PDF共有が可能なユーザーに、管理者がアクセス権限を付与します。以下は、BuddyBoardのファイル構造と、お勧めのアクセス権限設定を図解したものです。

手順③：共有先の選択
PDFファイルを共有するときは、共有先を選択して送信します。共有先には、あらかじめアクセス権限が付与されたユーザーしか表示されません。したがって、アクセス権限がないメンバーや外部には共有できない仕組みです。

①ノート単位またはページ単位に「共有」をクリックすることで簡単に共有できる

②宛先欄をクリックするとあらかじめアクセス権限が付与されたユーザーのみが表示される

③ユーザーを選択してOKをクリックすると、宛先欄に名前が表示される
④適宜メッセージを書き替えて「送信」をクリックすると、選択した宛先にメールが届く

⑤送信した相手にメールで通知が届く。メッセージ本文もメールに展開されるので、アプリを開かなくても、メッセージが確認できる。

PDF共有だけじゃない！ オンラインでリアルタイムに共同編集できる「BuddyBoard」がスゴイ！

「BuddyBoard」は、安全にPDF共有ができるだけではありません。アクセス権限を持つユーザー同士で、「オンラインで」「リアルタイムに」「PDFの共同編集」を行うこともできるのです。しかもパソコンやタブレット、スマートフォンから、アクセスが可能です。実際の活用例をご紹介しましょう。

ケース①：建築士（設計士）が施主と設計検討を行う際、PDF化した図面を共有・共同編集する
・建設業の生産性向上の事例をご紹介します！～②オンライン商談で移動時間を削減する～
https://buddyboard.com/column/construction/article-002.html

ケース②：印刷物の作成で、制作部門と印刷会社がPDF化したDTPデータを共有・共同編集（共同校正）する
・オンライン校正ツールを選択する際に見落としてはならない7つのポイント
https://buddyboard.com/column/dtp/article-007.html

ケース③：複数のメンバーが提案書を作成する際、提案書をPDF化して全員で共有。相互チェックやブラッシュアップを行う
・提案力向上の切り札！営業でiPadを活用して競合に差をつける方法
https://buddyboard.com/column/sales/article-009.html

PDF共有、共同編集ができる「BuddyBoard」に関するよくある質問

PDFファイルの共有や共同編集に課題を持つ方なら、「BuddyBoard」を一度は試してみる価値があります。検討にあたってよくある質問は、次のような内容です。

Q：ユーザビリティについて、高機能なツールだと使い勝手が悪いのではないですか？
A：「BuddyBoard」は、もともと建設業の現場などで使われることを前提に開発されたツールです。ITリテラシーが高くなくても、誰もが直感的に使いこなせるユーザビリティです。特筆すべきは「手書き」機能です。アップルペンシルがあれば、紙にメモを書く感覚でコメントを書き入れることができるので、キーボード操作に苦手意識を持つ方も、便利に使っています。

Q：容量やファイル数に制限はありますか？
A：契約ストレージ容量の範囲内であれば、制限はありません。契約ストレージの基本容量は、20GBで、ほとんどのユーザーが追加契約なしで十分に利用できています。

Q：セキュリティ対策は、アクセス制限だけですか？
A：利用者ごとのアクセス制限だけでなく、データの暗号化・多要素認証など、法人利用を前提としたさまざまなセキュリティ対策を行っています。以下のコラムで解説していますので、ぜひご一読ください。

・その建築アプリは大丈夫？ セキュリティポリシーが厳しい企業にBuddyBoardが採用される5つのポイント
https://buddyboard.com/column/construction/article-012.html

Q：マルチデバイス対応ですか？
A：パソコン、iPad、iPhoneからのアクセス、編集が可能です。対象OSのバージョン等については、お問い合わせください。

Q：料金・課金方法について教えてください。
A：ライセンス契約となり、ユーザー数に応じてライセンス料が発生します。1人につき1ライセンスが必要です。ただし、顧客や外部パートナーなどが一時的にチームに参加する際は、ライセンス無料の「ゲスト」として登録が可能です。ゲストは、一部機能の利用制限がありますが、閲覧や書き込み、修正などの共同編集は問題なくできます。
他に、契約するストレージ容量に応じて、クラウドストレージ利用料がかかります。詳しくはこちらをご覧ください。契約前には、無料トライアルをぜひご活用ください。
・料金体系とご利用までの流れ
https://buddyboard.com/plan/