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ポイント①：低コストで容易なアカウント管理
オンライン校正では、社内の複数部署やデザイン会社や印刷会社など社外の関係者が、決められたファイルにアクセスして校正作業を行うのが基本です。オンライン校正ツールの選択では、「誰がどう使うのか？」という共同編集の観点から、以下の点をチェックしましょう。
1）社外用のアカウントにも費用が発生する？
印刷物の制作作業では、デザイン会社や印刷会社など社外とのやり取りが必須です。関わる全員が有料アカウントを取得するのでは、コストがかかりすぎることもあるでしょう。
BuddyBoardは、ゲストユーザーのアカウントを無料で発行できます。コストを気にすることなく、必要に応じて、その都度ゲストユーザーのアカウントを発行することができます。
※ゲストユーザーは使用できる機能に制限があります
2）プロジェクトごとにアクセス権限がかけられる？
社内のみならず社外の人もアクセスする場合、機密保持の観点などから見せたくないファイルがあるかもしれません。BuddyBoardのように、フォルダごとにアクセス権限の付与ができるタイプのオンライン校正ツールを選ぶことで、適切なファイル共有が可能です。
ポイント②：手書き校正の操作性
要望や修正事項を校正紙に直接書き込む方法は、視覚的に分かりやすいというメリットがあります。特に図版の校正は、言葉で説明するよりも修正後のイメージを直接描いたほうが、正確かつ効率よく伝わります。
しかし、紙による校正は複数人で共有しにくいというデメリットがあります。ファイル共有を前提にPDF編集ソフトを導入した場合でも、マウスやキーボードで修正指示をしなければならず、図版の多い印刷物には不向きです。図表を多用するカタログや会社案内の原稿校正では、紙同様に手書きできる機能が必須ですが、手書き校正機能は使いやすさが決め手。導入前に実際に使ってみることをお勧めします。
BuddyBoardは、iPadとApple
Pencilを使い、紙に赤ペンを入れるのと同じ使用感で校正が可能です。テキストのみならず、線や記号や絵などの図版にも、紙に手書きする感覚そのままの使い勝手を実現しています。しかも複数人でファイルを共有し、同時に校正作業を行うことが可能です。ストレスを感じさせない使用感が、人気の高さにつながっています。
ポイント③：複数のデバイスに対応
パソコン対応のオンライン校正ツールは、移動中や外出先、訪問先での閲覧が難しく、作業場所に制約があります。手書き校正で使い勝手がよいiPadも、アプリがiPad専用だと、関係者全員がiPadを必要としてしまいます。共同校正・共同編集の観点からは、マルチデバイスが望ましいといえます。
BuddyBoardはiPad、スマートフォン、パソコンに対応しているので、利用シーンやコストメリットを考えてデバイスを使い分けることが可能です。
ポイント④：万全な情報セキュリティ対策
無料のファイル共有アプリは、情報漏洩のリスクが避けられません。共有URLにアクセスして共同作業を行うタイプのアプリは、共有URLの漏洩に懸念があります。また、IT管理者による管理機能がないものは、共有設定やアクセス制限などができないうえ、アクセス権を強化するための多要素認証なども使用できません。セキュリティコントロールができない無料の共有アプリはガバナンスが効かず、ビジネス用途には不向きといえるでしょう。
BuddyBoardは、管理者が設定したアカウント保持者（含：ゲストユーザー）のみ、データにアクセスできます。また、多要素認証によりセキュリティの強化も図れます。通信は暗号化されており、日々状況が変わるセキュリティ課題に対しても更新、強化され、データもバックアップされているので、安心して利用できます。
ポイント⑤：信頼のサポート体制
厳しいスケジュールの中で制作されることが多い印刷物だからこそ、トラブルが起こったときや、ツールの操作について質問をしたいときに、カスタマーサポートとストレスなくコミュニケーションができるかどうかは、重要なポイントです。「レスポンスが悪い」、「日本語でコミュニケーションがとれない」、「ロボットによる定型回答が主で、個別の相談がしづらい」など、アクシデント時のコミュニケーションストレスは避けたいものです。
BuddyBoardは、国産ツールです。日本語でのコミュニケーションはもちろん、いつでも質問ができる体制で、回答のレスポンスも速く、安心して使える点も高評価の理由の一つです。
ポイント⑥：自社開発の強みである拡張性
BuddyBoardは、ブラザー工業が開発するツールです。自社に開発部隊を抱えているため、マーケットニーズや法改正に迅速に対応することができます。自社に開発部隊があるからこそ、技術的な問い合わせに対しても早いレスポンスが可能です。バージョンアップを重ねて、安全でより使いやすいツールを目指しています。
ポイント⑦：校正機能を重視した開発思想
オンライン校正ツールと呼ばれるソフトウェアは、多数あります。注意しなければならないのは、その開発目的です。「印刷工程の効率化を主目的とするもの」（印刷会社が開発したオンライン校正ツールに多い）か、「校正業務の効率化を主目的とするもの」かによって、校正作業の使い勝手が大きく異なります。前者は印刷関連業務にかかる時間をいかに短縮するかを追求していることから、校正に関する機能が重視されていない場合があるので要注意です。
BuddyBoardは、もともとは建築業における、設計士やデザイナーらによる設計図の共同校正や作図の効率化を目的に開発されました。そのため、校正者が直感的に使えるように機能強化が図られています。この点も、オンライン校正ツールとして評価が高い理由です。
オンライン校正をストレスなく実現するBuddyBoard
特に、紙文化そのままの使い勝手で、複数人が同時に共同編集、共同校正できるBuddyBoardは、その場で修正点を反映して確認しあえるなど、確認作業が煩雑な印刷物の制作部門に相性抜群の手書き共有アプリです。BuddyBoardを導入して、校正業務が大きく改善されたケーススタディをぜひご覧ください。
オンライン校正ツールを検討されているなら、まずはお問い合わせください。ニーズにあわせた機能や使い方をご提案します。30日間無料トライアルもご用意しております。BuddyBoardが貴社の生産性向上に貢献することを、ぜひご自身の目でお確かめください！
