オンライン校正&共同編集を実現する手書きノートアプリ「BuddyBoard」

「BuddyBoard」は、チームで使える手書きノートアプリです。紙に手書きする感覚で使えるアナログの使い勝手と、デジタルならではの利便性を併せ持ち、特に図版を多用する制作物に携わる方々のオンライン校正ツールとして、共同編集・共同校正がしやすいと高い評価を得ています。原稿ファイルにiPadから専用ペンや指で直接手書きできるため、校正箇所や修正指示の書き込みを直感的に行えること、デバイスを選ばずリアルタイムで共同編集できることが、大きな特長です。今回は、一般的によく知られているPDF編集ソフトとBuddyBoardを、iPad上で使用して比較しました。

比較① 校正スピード

アプリの起動から校正作業に至るまでの操作手順は、いずれもPDFファイルを開いてパソコンならマウスとキーボード、iPadならApple Pencilで操作します。両ソフトに大きな違いはありません。

ただし、一般的によく知られているPDF編集ソフトは、動作が非常に重く、一つひとつの処理に時間がかかりました。おそらく高機能ゆえの課題でしょう。「製品名+重い」などのキーワードで検索すると、多数のページがヒットすることから、ユーザーの多くが重さ、つまり処理スピードに課題を感じていることが分かります。一方のBuddyBoardでは、書き込みは瞬時に反映され、ページ送りなどもストレスなく快適に動作しました。

PDFファイルに対してどのような処理を、どのくらいの頻度で行いたいかにもよりますが、「PDFにコメントを書き込む校正業務を効率化したい」というニーズなら、校正スピードが圧倒的に速くなるBuddyBoardがおススメです。

比較② 共同編集のリアルタイム性

複数人が、パソコンやiPadを通じて１つのPDFファイルを同時に編集する機能は、どちらのソフトにも備わっていますが、使い勝手はかなり異なりました。

一般的によく知られるPDF編集ソフトの場合、１つの端末で書き込んだ内容がクラウドを経由して他のメンバーに共有されるまでには、タイムラグがあります。また、iPadで手書き入力をした際は、「完了」ボタンをクリックしないとクラウドに送信されない仕組みです。

一方BuddyBoardは、１つの端末で書き込んでいる内容を、他のメンバーがそれぞれのデバイスからリアルタイムで確認することができました。これは、データ処理の仕組みの違いによるものです。（※解説コラム参照）

「多少のタイムラグがあっても、共同編集ができればよい」ならば、一般的によく知られるPDF編集ソフトの機能で十分でしょう。しかし、「離れた場所にいる複数人が、１つのPDFファイルを共有し、それぞれが同時に書き込みながら打ち合わせをしたい」など、リアルタイムで情報共有したいシーンが想定される場合は、BuddyBoardがおススメです。

比較③ 同期の信頼性

比較②で検証した「同期のタイムラグ」は、別の新たな問題を生じさせる可能性があります。「更新しても、すぐに更新内容が共有されない」事象が起きると、以下のような二次的な問題につながる場合があります。

1）「自分が書き込んだ内容がサーバに送られていない」と思い、何度も同じ書き込みをして、結果的に原稿（ファイル）を見づらくしてしまう

2）一人が書き込んだものが共有されないうちに、他の人が同じファイルに書き込みをしてしまい、文字や図が重なったり、内容がズレたりする

3）「自分が書き込んだ内容は、自分のローカル環境の情報のみが書き替わっているだけではないか？」、「内容が共有されず、自分と他のメンバーの間に情報のズレが発生しているのではないか？」と不安になる

このようなことが起これば、共同編集者同士の中で、バージョン違いのファイルがいくつもできてしまい、トラブルの元になりかねません。「同期できていないかもしれない」不安は、共同編集では大きなストレスです。その不安から、せっかく導入したツールが活用されなくなれば本末転倒です。

PDFの編集が補助的で、厳密な同期が求められない業務の場合は、一般的によく知られるPDF編集ソフトで十分でしょう。しかし、ファイルの同期を前提とした共同編集を行うならば、「基本的にリアルタイムで同期する」という安心感の中で作業ができる、BuddyBoardがおススメです。

比較④ セキュリティ

一般的によく知られるPDF編集ソフトは、招待すれば誰でもファイル単位で閲覧・編集することが可能です。イメージとしては、Googleのスプレッドシートの共有機能とほぼ同じです。

一方BuddyBoardは、管理者があらかじめアクセス権限を付与したメンバーだけが、ファイルを閲覧・編集できます。ファイル単位・フォルダ単位など、細かな単位でのアクセス制限が可能で、管理者が必要に応じてアクセス権限を付与することで、情報管理ができます。

社内資料など、「作成者（編集者）が許可を出した人なら誰でも閲覧・編集をしてもよい」ファイルの編集であれば、一般的によく知られるPDF編集ソフトでも問題ないでしょう。しかし、顧客の機密情報に関わるファイルや、アクセス権限を担当者レベルで判断するにはリスクが高いファイルを扱うなど、セキュリティ管理を厳密にしたい企業にとっては、BuddyBoardの方が安心です。

比較⑤ ファイル管理

一般的によく知られるPDF編集ソフトは、Googleのスプレッドシートの管理同様、ファイル単位での管理です。一方BuddyBoardは、Windowsのエクスプローラーのように、ストレージ内で「組織＞スペース＞フォルダ＞ファイル」と、網羅的に階層構造で管理できるのが特徴です。

つまり、一般的によく知られるPDF編集ソフトは、触りたいときにだけPDFファイルを一時的に使用し、PDFファイルの管理はパソコンのローカル環境や社内の共有ストレージなど「別の場所で管理すること」を想定した運用に適しています。逆に、共同編集者全員が、複数のPDFファイルの校正作業を、ストレージ内で並行して進めるような運用の場合は、BuddyBoardが向いています。

頭で考えたことをすぐに形にして
ブラッシュアップ！
アイデアを共有し、
ディスカッションも活発に。

隈研吾建築都市設計事務所

導入事例をみる

リモートでもまるでその場にいるかのようなワークスタイル。
図面全てをデータ化して進捗管理を最適化！

江尻建築構造設計事務所

導入事例をみる