【企業概要】

業界・業種	建設業
社員数	約80名（一級建築士10名、二級建築士15名、宅地建物取引士38名含む） ※2023年2月現在
創立	1980年（昭和55）年
資本金	100百万円
事業内容	一戸建住宅の企画・建築・販売業務・リフォーム
事業エリア	東海エリア

【残業削減への課題】　提案書のチェックとブラッシュアップに時間がかかりすぎる！

東海地方を事業エリアとするこちらの中堅建設会社では、お客様との打ち合わせから提案までのリードタイムの短縮が大きな課題でした。残業にも大きくかかわることから効率化が求められる一方、受注率を高めるために提案品質をより向上させたいという強い思いもありました。しかし、提案品質を高めるために、チームメンバーによるチェックやブラッシュアップを重ねるほどリードタイムが長くなってしまう現実に、手をこまねいていました。

設計士やデザイナー、営業など7～8名で構成するチームメンバーが提案前に集まろうとしても、土日は顧客対応、平日はバラバラに休日をとるメンバーの時間調整が難しく、意見交換もままなりません。設計士が描いた建築プランなどの資料は、プリントアウトしないとチェックしづらいことも難点です。メンバーが意見を書き込めるよう、提案書類をプリントして順番に回しましたが、出勤していない、外出中で作業ができないなどの理由から、短期間に全員に目を通してもらうことは至難の業。PDF編集ソフトを使って、PC上で共同編集も試みましたが、複数人が同時にアクセスするとフリーズしたり、更新情報が反映されなかったりして、うまくいきません。

提案スピードやプランが競合に劣ることで失注したケースもあり、リードタイムの短縮と提案品質の向上という相反するテーマの克服は、喫緊の課題だったのです。

【解決策】　複数人が同時にアクセス・編集できる手書きノートアプリの導入

この建設会社では、現場管理ツールの一つとしてタブレット端末（iPad）を導入していました。そこで、iPadを活用して、手書きノートアプリの『BuddyBoard（バディボード）』を試すことにしました。BuddyBoardは、チームメンバーと資料を共有し、相互にアイデアを書き込むことで、オンラインコミュニケーションを確実、迅速に行い、より良い意思決定を実現するiPad用手書きノートアプリです。

PDF化した提案書をBuddyBoard上で共有、チームメンバーはそれぞれのiPadで、自分の都合のよいタイミングで提案書を確認、意見や修正案を書き込みます。iPad専用ペン（または指）で直接手書きできるため、PDF編集のストレスがありません。各自で書き込むことはもちろん、一つのファイルに対して複数人が同時にアクセス、同時編集ができるので、WEB会議をしながらアイデアや修正点を書き込んでいけます。また、レイヤーを重ねていける仕組みで、役割やメンバーごとにレイヤーを分ければ、書き込みの混在で混乱することもありません。PCやスマートフォンなど他のデバイスからもアクセス可能です。

【改善点】　リードタイムを1週間短縮、提案品質の向上で受注率も向上

BuddyBoardの導入で、チームメンバーがそれぞれのタイミングで提案書を確認できるようになりました。打ち合わせのためにわざわざ時間を調整したり、誰かの作業を待ったりする時間がなくなったことで、確認や修正作業が効率的に進み、導入前に比べて提案までのリードタイムを約1週間短縮できるようになりました。また、他の設計士の考えや、営業からはお客様目線の意見、工務（現場）からは強度などの構造的な見解や現場経験から生まれるアドバイスなど、メンバーの知見が集約されて、細部まで行き届いた精度の高い提案ができるようになり、受注率も向上したのです。

さらに、共通認識としておきたい暗黙の設計ルールや業界の不文律、社内基準なども、実務を通じてBuddyBoardで共有、確認できるようになりました。特に、経験が浅い設計士にとって、先輩設計士の豊富な施工経験に基づくアドバイスは有意義です。「お客様の使い勝手にかかわるポイント」に事前に気付いて図面に反映することで、よりお客様の暮らしに寄り添った提案ができるようになりました。

お客様に提案するプランをチームで
ブラッシュアップ！
集合知を活かして魅力的なプランを提案。

ブラザー不動産株式会社

導入事例をみる