KNOWLEDGE お役立ちコラム

建設業の生産性向上の事例をご紹介します!~③クレームを予防し、対応に関わる時間を削減する~

2024年4月から、建設業界においても「働き方改革関連法」が適用され、時間外労働「月45時間、年360時間」の上限規制が罰則付きで施行されます。残業削減のためには生産性向上が必須であることは分かっていても、何から始めたらよいのだろうかと手をこまねいている方もいらっしゃるでしょう。ここでは、コミュニケーションの手法を見直すことで、認識違いから発生するクレームや手戻りなど不測の事態を防ぎ、クレーム予防とともに作業時間の削減に成功した事例をご紹介します。「言った、言わない問題」や大人数のチーム内で最新図面が錯綜するなどで、対応に想定外の時間をとられるという課題をお持ちなら、解決手段の一つとしてお役に立つ情報です。

【企業概要】

業界・業種 建設業・不動産業
社員数 約600名 ※2023年2月現在
創立 1989(平成元)年
資本金 3700百万円
事業内容 戸建て住宅の施工・販売 マンションの企画・販売 不動産仲介
事業エリア 関東・中部・東海・関西

【残業削減への課題】 図面の変更・修正が非効率かつ不完全で、生産性が上がらない

中部エリアを中心に、関東から関西までを業務エリアとするこちらの建設会社様では、全社で生産性向上に取り組むにあたり、その妨げとなる業務の洗い出しを行いました。そこで出てきたのが、認識のズレや図面共有の行き違いによる手戻り、調整にかかる無駄な時間を何とかしたい、という課題でした。

この会社では、一案件に対して設計士やデザイナー、営業など7~8名でチームを組んで仕事を進めています。仕様書や図面の修正依頼は、施主様や外部の取引先、チームメンバーなど複数の相手から、対面、電話、メール、チャットなど複数のコミュニケーション手段で、それぞれのタイミングで伝えられます。そのため、仕様書や図面を最新、かつ正確な状態に更新して共有することに困難を感じていました。

特に、お客様からの要望の反映漏れや、反映していたはずの図面が消えて先祖返りが起こり、施主様の意向とチームとの間に認識のズレが生じると、クレームに発展しかねません。打ち合わせには外部のインテリアコーディネーターら第三者に参加してもらい、議事録作成を依頼するなどの対策も講じましたが、それだけでは解決しないこともあります。例えば、外出先で顧客から変更依頼の電話を受けても、オフィスに戻らなければ図面に反映できないため、忙しさの中で対応漏れが生じてしまう。口頭でのご依頼の意図が正しく伝わらず、異なった形で図面に反映されてしまう。打ち合わせを繰り返して図面を何度も上書きしているうちに、施主様と設計士の間で「最終決定事項」の認識がズレてしまう…などです。双方の認識が違っていることに気付かず、施工フェーズに移行してしまったら大問題です。最新で正しい情報を関係者に確認して仕様書や図面を修正するのは、設計士にとって想定外の大仕事となり、心身ともに疲弊します。

建設業界では、このようなことが頻繁に起こりがちです。クレームに発展すれば顧客との信頼関係を再構築するのに、膨大な時間と手間、コストがかかりますし、施主様、関係者双方にとって心のわだかまりが残ってしまうでしょう。

【解決策】 外出先でも修正可能、関係者全員が同一図面を編集できる手書きノートアプリの導入

この会社では、現場管理ツールの一つとしてタブレット端末(iPad)を日常的に使っていたため、iPadで使える手書きノートアプリ『BuddyBoard(バディボード)』を試すことにしました。BuddyBoardは、図面などのデータに直接手書きできるiPad用手書きノートアプリです。

PDF化した図面をBuddyBoard上で共有、チームメンバーはそれぞれのiPadで、自分の都合のよいタイミング、場所で最新図面の確認や修正、コメントを書き込めます。施主様からのご要望は、打ち合わせ時や個別の連絡を通じて担当設計士が聞き取り、iPadまたはパソコンからその場で即座に書き込みます。同様に各チームメンバーが外部の人とやり取りした情報を、各自がiPadまたはパソコンから書き込みます。一つのファイルに対して複数人が同時にアクセス、同時編集ができるので、打ち合わせ時やWEB会議などでも、その場で確認事項や修正点を書き込めます。また、レイヤー機能により、役割やメンバーごとにレイヤーを分ければ、書き込みの混在で混乱することもありません。PCやスマートフォン など他のデバイスからもアクセス可能です。それぞれが必要なタイミングで最新の図面を確認したり、修正したり、コメントを入れたりできるので、タイムリーに書き込みや確認作業ができるようになり、図面の先祖返りも防げます。

【改善点】 認識のズレを解消、クレーム防止に効果。非効率な工程の消失により残業も削減

BuddyBoardの導入で、チームメンバーの動きが変わりました。施主様との打ち合わせ時には、iPadに仕様書や図面を入れて持参し、顧客からの要望をその場ですぐに手書きで書き込み、お客様にもその場で認識にズレがないかを確認してもらいます。これにより、「言った、言わない問題」や双方のイメージの違いなどが生まれなくなりました。また、図面の大量コピーや、打ち合わせ時の議事録作成のために依頼していた社外スタッフにかかるコストも不要になりました。

また、外出先で施主様から電話による変更希望等があっても、その場でBuddyBoardを介し図面修正やコメントの書き込みができるようになりました。記録漏れがなくなっただけでなく、その場で修正図面を共有して施主様と確認もできるので、認識違いによる手戻りもなくなりました。要望の伝達手段を一本化し、チームメンバーがすべてクラウド上の仕様書や図面に手書きで書き込むことで、要望を抜け漏れなく反映することができます。

これらの改善策により、クレーム対応の時間やそれに伴う作業の手戻りなど「想定外の作業」の発生を防ぐことができ、スケジュールの遅れを残業や休日出勤で取り戻すというスタイルが常態化しなくなりました。また、図面を何度も上書きしているうちにどれが最新図面か分からなくなる問題も、BuddyBoard上で最新版を管理できるようになり、誰もが同じ図面を見て共通認識のもとで作業できるようになりました。

BuddyBoardの導入はクレーム防止に効果があり、クレーム産業と揶揄されている建設業界において、社員の定着率にも好影響が生まれるのではないかと、会社の担当者は期待しています。

建設業のクレーム防止に貢献し、
生産性向上を実現するBuddyBoard

今回の事例のように、建設業界向けの機能を持つアプリBuddyBoardを導入することによって、仕様書や図面の修正・変更管理が楽になり、お客様からのクレームを事前に防止する効果が期待できるようになります。誰もがクレームなど望んでいませんし、できるだけ想定外の作業が増えないようにと願っているはず。コミュニケーションツールの工夫で、建設業界にありがちな課題を解決してみませんか?

建設業における生産性向上、特に残業削減の方法にお悩みなら、まずはお問い合わせください。ニーズにあわせた機能や使い方をご提案します。30日間無料トライアルもご用意しております。BuddyBoardが貴社の生産性向上に貢献することを、ぜひご自身の目でお確かめください!

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