【企業概要】

業界・業種	建設業・不動産業
社員数	約200名（一級建築士20名、宅地建物取引士50名含む） ※2023年2月現在
創立	1982年（昭和57）年
資本金	280百万円
事業内容	不動産商品の企画・開発・販売
事業エリア	中京圏

【残業削減への課題】　商談や打ち合わせに時間がとられて生産性が上がらない

不動産の企画、開発、販売などを行う、従業員200名規模のこちらの建設会社では、商談や打ち合わせはもっぱら現場に出向いて行っていました。名古屋を中心に近隣県一帯が事業エリアのため、電車でも車でも片道1～2時間のところが少なくありません。

コロナ禍でオンラインミーティングを行うようになりましたが、実際に会って話すようには商談が進まず、手間やトラブルが増えることに課題を抱えていました。例えば、図面のどの部分の話をしているかは、対面ならば一つの図面を開いて指し示せば分かりますが、オンラインミーティングだとそれぞれが手元の図面を見て話します。該当箇所を説明し、同じポイントを見ているか確認するところから始めなければなりません。逆に、説明したい部分とは異なる箇所について質問されて、それを理解するのに手間取ったり、肝心なことを伝えそびれたり…。対面ならばスムーズに伝えられることがオンラインだと難しく、時間内に終わらないこともしばしばで、補完のためにメールのやり取りも多くなりました。作業も遅れがちで、かえって残業が増えてしまったのです。

PDF編集ツール使って画面共有しながらミーティングを試してみましたが、「その場で絵を手描きできないので、修正内容が直感的に伝わらない」、「マウス操作やキーボード入力だと、自由度とスピード感に問題がある。会話も中断してしまう」、「他のページをさっと開けない」などの理由で定着せず、結局「会った方が早い」ということに。対面だと往復の移動時間、オンラインだと説明に時間がかかるなど、商談や打ち合わせに時間がとられ過ぎて生産性が上がらず、残業時間の削減やテレワークの実現など、働き方改革には程遠い状況でした。

【解決策】　手書きの便利さそのままに、クラウドでファイル共有できるアプリの導入

この会社では、現場管理ツールの一つとしてタブレット端末（iPad）を導入していました。そこで、iPadで使える手書きノートアプリ『BuddyBoard（バディボード）』を試すことにしました。BuddyBoardは、図面などのデータに直接手書きできるiPad用手書きノートアプリで、クラウドを介して同じデータを見ながら会話ができるため、オンラインミーティングをスムーズに進める効果が期待できます。

施主様と設計士による、Zoom等を使ったオンライン商談を例にとってみましょう。施主様はPCからZoomに参加、設計士はBuddyBoard上の図面を画面共有して、共に同じ図面を見ながら商談を進めます。設計士は手元のiPadで、打ち合わせ内容を随時手書きで図面に反映していきます。施主様は共有画面で、設計士が書き込む内容をリアルタイムに確認できるので、齟齬がありません。メモのように手書きできるので、会話も途切れず、対面で話す感覚で認識を共有しやすいのがポイントです。

図面はクラウド上に逐次保管され、BuddyBoardのアクセス権を持つチームメンバー、例えば営業や他の設計士、デザイナーなどの関係者も、遠隔から同じ図面を確認することができます。修正や確認が必要な箇所があれば、BuddyBoard上で同じ図面上で確認、修正ができるようになり、テレワークも可能になりました。

【改善点】　オンラインで商談完結、認識のズレによる手戻り時間も図面印刷の無駄も削減

BuddyBoardの導入で、対面同様にオンライン上でストレスなく図面を扱えるようになり、施主様や施工関係者と画面を共有しながら、スムーズにオンラインミーティングができるようになりました。「移動時間」が削減できただけでなく、図面ベースで的確に打ち合わせができるため、設定時間内で終了できるようになりました。図面上で確認した内容もその記録が残るので、「事務所に戻って意見を整理したり議事録を作成したりする時間」も不要になりました。修正が必要な際も、双方確認しながらその場で修正方針を確認できるので、「認識のズレによる手戻りの時間」もなくなり、さらに「人数分の図面をコピーする等の準備時間」もなくなりました。印刷コストが激減したことも、大きな効果です。

建設業におけるテレワークの導入は無理だと考えていたこちらの会社では、建設業界の事情に即したツールを使うことで、オンライン商談が可能になり、テレワーク導入への道が開けたのです。

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