クラウド型の手書きノートアプリで機密情報を取り扱うリスク

共有型（クラウド型）手書きノートアプリの最大の特徴は、情報をクラウド上に保存できること。クラウド上に保存した情報を他の人と共有したり、共同編集したりできるなど、クラウドを活用するからこその便利さがあります。一方で、会社が取り扱うデータの中には、リリース前の新サービスの情報や内部資料、取引先の情報などの機密情報があります。取り扱いには十分注意が必要なデータを、運営会社のクラウドにアップロードしてよいものかと、不安に感じても不思議ではありません。

また、クラウドサービスの利用では、以下のような問題が起こり得るリスクがあります。

【リスク①】
クラウドの堅牢性は、手書きノートアプリの運営会社が提供する仕組みに依存する。万が一、クラウドから情報が流失しても自社では手の施しようがなく、事態を悪化させる可能性がある。

【リスク②】
日本では、データを入手できる状態であれば、そのデータの使用を規制する法律がないため、手書きノートアプリ運営会社は、法律上、クラウド上にアップされた情報を自由に使える環境にある。悪意の有無にかかわらず、アプリ運営会社がクラウド上に上がったデータを、例えば生成AIの学習用に使用する可能性は否定できない。

こうしたリスクは、自社の努力で防げるものではありません。アプリ運営会社の情報の取り扱いに対するポリシーやルールに依存するため、利用の際には十分に注意を払う必要があります。

手書きノートアプリの利用規約は、ここをチェック

共有型（クラウド型）手書きノートアプリを利用する際は、アップロードした情報を運営会社がどのように扱うかを知る必要がありますが、それが明記されているのが「利用規約」です。共有型（クラウド型）手書きノートアプリを導入する前には、利用規約で以下の３つのポイントを確認しましょう。

（１）アップロードコンテンツの利用範囲
前述の通り、アプリ運営会社はアップロードされたデータを、（一部の例外を除き）自由に利用できる立場にあります。「保守などの必要最低限の範囲を超えて、サービス提供者（アプリ運営会社）が無断で利用することはない」といった内容が明記されているか、確認しましょう。

（２）秘密保持
アップロードしたデータを外部に漏洩させないために、また厳格な秘密保持のために、アプリ運営会社がどのようなルールを定めているか、確認しましょう。

（３）お客様情報の取り扱い
お客様情報がどのように保管され、必要がなくなった場合にどのように削除されるのかを確認しましょう。

利用規約を確認せずに導入を進めようとして、法務部門や情報システム部門から、自社のセキュリティ基準に合致していないことを理由に、手書きノートアプリの導入にストップがかかるケースも見受けられます。特に、海外で開発されたアプリの場合、日本の法律や社会規範から外れている場合がありますので、より慎重に確認したいものです。

大手企業で導入が進む手書きノートアプリ「BuddyBoard」の利用規約は？

大手企業にも多採用されている、共有型（クラウド型）手書きノートアプリ「BuddyBoard」の利用規約には、これらの点がどのように記載されているでしょうか。３つのチェックポイントを中心に見ていきましょう

（１）アップロードコンテンツの利用範囲
・所有権や著作権等知的財産に関する各種権利は、サービス提供事業者に移転されない
・サービスを維持管理する目的以外で、アップロードコンテンツの閲覧・取得はしない
旨、明記されています。

（２）秘密保持
・ユーザーコンテンツおよびアップロードコンテンツを秘密情報として取り扱う
・お客様の承諾を得ることなく公開したり、またお客様が指定する共有者又は共同編集者以外の第三者にみだりに開示したりしない
旨、明記されています。

（３）お客様情報の取り扱い
・グループ企業全体のプライバシーポリシーに定める利用目的に従い取り扱い、利用目的を達成し、不要になった個人情報は削除するよう努める
旨、明記されています。

例えば建設業界では、公共事業や大規模な再開発、商業ビルから個人住宅まで、設計図面や見積書等の非公開情報や機密情報、個人情報など「絶対に漏洩してはいけない情報」を多数取り扱います。法務部門や情報システム部門などの厳しいセキュリティ基準をクリアしなければ、新たなサービスを導入することはできません。建設業界での導入が進んでいる共有型（クラウド型）手書きノートアプリのBuddyBoardは、大手企業が設定するセキュリティ基準をクリアしている点も評価されています。

○ご参考
大手企業を含むBuddyBoardの導入事例

まとめ

共有型（クラウド型）手書きノートアプリを仕事で利用する人が増えています。利便性と引き換えにリスクがあることを認識し、リスクを最小限に抑えるために、信頼できる運営会社のアプリを選択することが大切です。手書きノートアプリ選択の際には、本コラムで紹介した利用規約で確認すべき３つのポイントを参考にしてください。