ビジネスにおすすめのノートアプリ選定で気を付けたいこと

ノートアプリは、パソコンやタブレット、スマートフォン上で使えるノートやメモ帳です。アイデアを思いついたときにサッとメモしたり、覚えておきたいサイトのURLをコピーしたり…。テキストだけでなくイラストや画像なども記録できます。オンライン授業が当たり前となった学生の間では、紙のノートから「タブレット＋ノートアプリ」への移行が増加。ノートアプリの利便性を学生時代に実感した社会人も増え、ビジネスの場面でノートアプリが急速に浸透しています。

昨今では業界・業種に特化したものや、手書き対応、情報共有、共同編集、校正対応など、業務効率化に寄与する機能を兼ね備えたアプリが、無料あるいは有料で数多くリリースされています。そのため、企業でもDXの一環として、ノートアプリを利用するケースが増えていますが、安易な導入はセキュリティ上のリスクが伴ううえ、目的や用途に合致していなければ宝の持ち腐れになりかねません。ビジネスで利用するノートアプリを選ぶ際に、留意すべき点を確認していきましょう。

「ノートアプリ」の選定ポイント①
テキスト入力型ノートアプリか、手書き可能なノートアプリ」か？　⇒　◎「手書きノートアプリ」を選ぶべし

アイデアを思いついたときに書き込んだり、資料のチェックの際にもコメントやポンチ絵などを書き込んだりできるのが、”紙とペン”のよいところです。ノートアプリも、「手書き機能」があるととても便利! デジタルツールでも、思いついたらすぐにメモできるだけでなく、文字で表しにくいこともイラストで表現して記録に残せます。特にタブレットに対応するノートアプリなら、専用ペンを使ってまさに”紙とペン”同様の使い勝手のよさを体感できます。誰もが直感的に使えることで、社内での普及や定着が早まります。

「ノートアプリ」の選定ポイント②
スタンドアローン型か、クラウド型か？　⇒　◎「クラウド型」を選ぶべし

ノートアプリには、スタンドアローン型とクラウド型があります。スタンドアローン型のノートアプリは、オフラインで使うことを前提としています。個人的なメモやアイデアスケッチなど、自分だけの情報を記録するのに向いています。一方、クラウド型のノートアプリは、複数のデバイスで同じアカウントのデータを同期したり、データを他のアカウントと共有したりできるため、チームでの共同作業に向いています。会社やチームで活用するなら「共同編集」機能は必須で、共同編集ができるのは「クラウド型」のノートアプリです。

「ノートアプリ」の選定ポイント③
単一デバイス対応か、マルチデバイス対応か？　⇒　◎「マルチデバイス対応」を選ぶべし

スマートフォン専用、パソコン専用、iOS専用など、利用できる端末に制約があるアプリは、使いづらいものです。会社の業務では、チームで使うことを前提に、場所や時間を選ばずに利用できることが望ましく、マルチデバイス対応かどうかは重要なポイントです。ビジネスユースなら、利用シーンやコストメリットを考えて、使いたいタイミングで使いたいデバイスからアクセスできる、マルチデバイス対応のノートアプリがおすすめです。

「ノートアプリ」の選定ポイント④
サポートがあるか、ないか？　⇒　◎国内メーカーの「サポートあり」を選ぶべし

トラブルが起きたときやツールの操作について質問をしたいとき、カスタマーサポートとストレスなくコミュニケーションができるかどうかも、重要です。「レスポンスが悪い」、「日本語でコミュニケーションがとれない」、「ロボットによる定型回答が主で、個別の相談がしづらい」など、アクシデント時のコミュニケーションストレスは避けたいものです。企業で導入する場合、何かあったときに日本語で相談できるか、電話で問い合わせができる窓口があるかを、必ず確認しましょう。

「ノートアプリ」の選定ポイント⑤
個人向けか、企業向けか？　⇒　◎「企業向け」に開発されたものを選ぶべし

ノートアプリを個人利用に限定するならば、自分が使いやすい仕様を優先してかまわないと思います。しかし、会社で利用するならば、チームメンバー全員が使いやすい仕様であること、そしてセキュリティが万全であることが何よりも重要です。

企業向けに開発されているノートアプリは、暗号化やアクセス制御、二要素認証、データのバックアップなどの対応が講じられています。世界的に信頼度の高いサーバを利用して開発されているものが多く、安定稼働という点でも安心して使えます。

参考コラム：
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業務効率化につながる！「手書き×クラウド型×マルチデバイス」のノートアプリ活用シーン

では、ノートアプリはどのようなシーンで役立つのでしょうか？

「手書き」　× 「クラウド型」　× 「マルチデバイス」のノートアプリなら、次のようなシーンで業務を劇的に効率化することが可能です。例えば、

①建築現場での図面確認・チェックバック
現場にタブレット一つあれば、大量の図面を持ち運ぶ必要はありません。従来は、現場に紙の図面を持ち込んで確認していたことも、ノートアプリで図面を共有し、確認や修正が必要な箇所は手書きコメントやイラスト、ポンチ絵などを使って、関係者が互いに確認しながら、リアルタイムで図面を共同編集できます。

参考コラム：
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②遠隔地に行かなくても写真や動画で状況確認
従来は、現場に出向いて確認しなければならなかったことも、タブレットで撮った写真や動画をノートアプリでチームメンバーに共有、写真や資料などに手書きで注釈を書き込めることで、遠隔にいながら、関係者が同時に現場の状況を確認することができます。出張等の移動時間やコストを大幅に削減するだけでなく、人的リソースの確保も可能になります。現場はタブレット、移動の多いスタッフはスマートフォン、本部はパソコンからと、状況に応じた端末からアクセスできるマルチデバイス型なら、一層業務効率化が図れます。

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③効果的なプレゼンテーション、ミーティングを実現
ノートアプリで資料を共有しながら、プレゼンテーションや打ち合わせをすることで、会話した内容をその場で資料に反映することが可能です。関係者全員が、リアルタイムに情報を共有できるので、認識の齟齬が避けられるだけでなく、議事録の作成や発言、修正内容の取りまとめなどの事務作業が軽減されます。

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まとめ

ビジネスユースにおすすめのノートアプリを選ぶ際は、
・使い勝手のよい「手書き」機能を備えていること
・共同編集ができる「クラウド型」であること
・場所や時間を選ばず使える「マルチデバイス対応」であること
・困ったときも安心な「サポート体制」があること
・セキュリティが万全な「企業向け」アプリであること
の5つのポイントを押さえることが大切です。貴社に最適なノートアプリの導入にぜひお役立てください。

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