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仕事で使える共有型（クラウド型）手書きノートアプリの選び方
共有型（クラウド型）ノートアプリには、「手書き」に対応しているものと、そうではないものがあります。「手書き」タイプは、「紙にペンで書くような感覚でキーボードよりも早く入力できる」、「デザイン画やラフ図、図面やフローチャートなど『描く機会』が多い職種にとって使い勝手がよい」などの特徴があり、ビジネスユースでも人気が高まっています。ここでは「共有型（クラウド型）の手書きノートアプリ」を選ぶ際の、8つのポイントを紹介します。
無料版は手軽に利用できる反面、なかにはデータの管理が不十分なものがあります。ビジネスで無料版を導入する場合には、データ管理に信頼がおけるノートアプリを選びましょう。 個人利用を主目的としたものか、法人利用を主目的としたものか
法人向けに開発されたアプリは、業務での利用シーンを想定して作られているので、ビジネスで使うには便利な機能が備わっています。セキュリティの面でも、法人が求めるレベルに応えられる仕様であることが多いため、企業が導入するなら法人利用を主目的に開発されたノートアプリがお勧めです。 開発元が日本企業か外国企業か
日本企業内で利用するならば、ドキュメントやサポートが日本語の方が誤解を生むことなくスムーズです。外国製の場合、開発国の法律に沿って設計されていることが多く、日本の法律にマッチしていないものもあります。法人が導入するなら、日本企業が開発したノートアプリを選択すると安心でしょう。 マルチデバイスに対応しているか
マルチデバイス対応であれば、共同編集をより効率的、効果的に運用することができます。 他のユーザーと共同編集できるか
共同編集こそ、業務効率化を握るカギ。共有型（クラウド型）ノートアプリのメリットはまさに共同編集にあります。ただし、リアルタイムでの共同編集ができるものと、タイムラグが生じるものとがありますので、注意して選択してください。 セキュリティが自社の基準に合致しているか
手書きノートアプリに限らず、特にクラウドサービスを利用する際は、自社がどこまでセキュリティの堅牢さを求めているか、情報システム部門などと相談して、導入手続きを進めてください。 PDFへの書き込みができるか
書類や図面のPDFファイルに、直接手書きでコメントを入れたり、解説のイラストを入れたりするなど、「マークアップ（注釈）」できると、共同作業がとてもスムーズになります。 画像や動画・音声ファイルを扱えるか
画像や動画・音声も取り込めるアプリであれば、クリエイティブな使い方もできますし、遠隔での共同作業の理解促進に役立ちます。
○ご参考
ノートアプリとは？ そのメリットやデメリット、法人向けの選定ポイントを徹底解説
共有型（クラウド型）手書きノートアプリの一般的な情報共有方法
クラウド上にアップロードした情報を複数人で共有する方法は、以下の３パターンが一般的です。
（1）ID/パスワードによるログイン
ユーザーごとに振り出されたID/パスワードでアプリにログインし、アプリにアップロードされた情報にアクセスする方法です。
（2）共有用のURLを発行
発行されたURLにアクセスすれば、誰でも閲覧・編集ができる方法です。
（例：Googleワークスペースの閲覧・編集など）
※アプリによって、共有URLだけでアクセスできる、あるいはURLに飛んだ先でパスワードを入力することでアクセスできるなどの違いがあります。
（3）特定の人にメールで共有用のURLを発行
特定のユーザーグループやユーザーのメールアドレスに、共有URLを送信する方法です。メールに記載されたURLにアクセスすることで、対象者だけが閲覧・編集することが可能です。
（例：Zoom録画の閲覧など）
※アプリによって、送信URLだけでアクセスできる、あるいはURLに飛んだ先でパスワードを入力することでアクセスできるなどの違いがあります。
一般的な情報共有方法のメリット・デメリット
（１）メリット
いずれの方法も、共有のための操作が簡単であることは、大きなメリットです。
（２）デメリット
①ID/パスワードによるログイン
利用者が適切な情報を参照できるようにするため、情報管理者がアクセス権を設定する必要があります。適切なアクセス権が設定されていない場合、「見られたくない情報まで見られてしまう」というリスクがあることに、注意が必要です。
②共有用のURLを発行
発行したURLを共有する際に、「アクセスしてほしくない別の人」に伝えてしまう可能性があります。また、URLを「アクセスしてほしくない別の人」に転送される可能性もあります。その結果、「アクセスしてほしくない別の人」が、データにアクセスしてしまう可能性があります。
③特定の人にメールで共有用のURLを発行
②と同様、メールを送信する際に、「ユーザーグループ」や「ユーザー」の指定を誤ると、「アクセスしてほしくない別の人」にURLを送信する可能性があります。また、自分は誤送信しなくても、URLを「アクセスしてほしくない別の人」に転送される可能性もあります。その結果、「アクセスしてほしくない別の人」が、データにアクセスしてしまう可能性があります。
誤送信のようなヒューマンエラーは100％防ぎきれるものではありません。またURLの転送も、情報の取り扱いに対する教育が徹底されていないと、安易に転送される可能性は否定できません。
手書きノートアプリの情報共有におけるリスクを回避する方法
それでは、「アクセスしてほしくない人にアクセスさせない」、「見られたくない情報を見せない」ためには、どのような方法を採用しているアプリを選べばよいのでしょうか？
例えば、共有型（クラウド型）の手書きノートアプリの「BuddyBoard」は、次のような構造でデータを管理しています。
BuddyBoardではクラウドストレージ（自社が使える領域）を
＞共有スペース
＞＞フォルダ
＞＞＞ノート
＞＞＞＞ノートの1ページ単位
と、階層を分けて別々に管理しています。
このような構造のため、BuddyBoardは共有スペース／フォルダ／ノートのそれぞれに対し、ユーザーごとあるいはユーザーグループごとのアクセス権限を付与することが可能です。
この機能により
☑ ログインできるユーザーであっても、アクセス権のない情報にはアクセスできない
☑ 共有URLやパスワードを入手したとしても、アクセス権のないユーザーはその情報を見ることができない
など、他者がアクセスしてしまうリスクを避けることができます。
共有型（クラウド型）手書きノートアプリを導入する際には、クラウド上の情報に不必要にアクセスされないよう、利用者側による厳重な管理が可能かどうかにも注意を払うべきでしょう。
まとめ
共有型（クラウド型）手書きノートアプリを選ぶ際のチェックポイントと、仕事で使う場合には特に留意したい、情報の共有方法について解説しました。共有型（クラウド型）手書きノートアプリを、ビジネスで利用するケースは増えています。利便性が高い一方で、情報漏洩などのリスクも考えておかなければなりません。信頼性の高い手書きノートアプリを選択するために、本記事をぜひ参考にしてください。
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